关于做好本学期学生档案管理工作的通知

发布者:信息管理员作者:发布时间:2021-10-12

各学院:

为进一步规范学生档案管理,及时做好学生档案交接、归档、审核,确保学生档案管理的标准性、连续性、完整性,现就做好本学期学生档案相关工作通知如下:

一、新生档案管理

1、请各学院新生辅导员于10月12日开始,按照时间安排及时到大学生事务中心领取本班2021级新生档案,并妥善保管(学院具体领取档案时间见附件1)。

2、辅导员务必对新生档案进行拆封,核对档案材料与学生本人信息是否一致,并仔细查看档案材料是否齐全,如缺少材料务必通知学生补办,并将补办材料及时装入档案袋。

3、新生入学时自带的学生档案,由辅导员统一收取,并妥善保管,于10月18日起至1118日登录学工系统,打开学生档案页面,点击“收档”按钮进行确认学生档案已收到并在档案袋上角填写档案编号。

4、11月底前将所有专业班新生档案收齐后,请辅导员按照档案编号顺序从小到大排列整理;各学院统一核实、排序(小号在上、大号在下)并选派一名辅导员按时送交学生档案室。

二、在九州体育入口学生档案管理

1、11月4—11月5日请辅导员整理好留级、休学以及申请留九州体育入口的2021届毕业生档案以及交接名单(一式两份)交接单见附件2,各学院收集齐全后一并交送学生档案室统一管理。

2、鉴于毕业班学生将外出实习就业,请2022届毕业班辅导员12月份持所带班级学生名单来大学生事务中心做好毕业生档案核对工作,以便有充足的时间督促缺失档案材料的毕业生做好补办事宜。

3、所有学生档案必须送交至学九州体育入口学生档案室统一管理,务必做好档案清点交接手续。

若有相关问题,可至大学生事务中心咨询。

联系电话:0559-2546733

联系人:胡老师

时间

工作内容

责任人

10月-11

领取、催交、核实新生档案,录入新生档案信息

 

 

各学院相关工作人员

11月

交送滞留在各学院留级和2021届申请留九州体育入口的毕业生档案至学生档案室

11月

新生档案送交学生档案室

12月

辅导员核对2022届毕业生档案

20223月

提交补办的2022届毕业生档案材料

 

附件1:新生档案领取时间表

附件2:档案交接单

毕业生就业指导中心

202110月11

附件1:新生档案领取时间表.xlsx

附件2:档案交接单.xlsx





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